Юридический 

Политика защиты данных и безопасности данных

​

Заявление и цель политики

​

А.  DPMonks Finance Ltd (Работодатель) обязуется гарантировать, что все персональные данные, обрабатываемые нами, будут обрабатываться в соответствии с юридическими стандартами защиты данных и безопасности данных.

Б.  Мы подтверждаем для целей законов о защите данных, что Работодатель является контролером персональных данных в связи с вашей работой. Это означает, что мы определяем цели и способ обработки ваших персональных данных.

С.  Цель этой политики — помочь нам в достижении наших целей в области защиты и безопасности данных путем:

1.  уведомление наших сотрудников о типах личной информации, которую мы можем хранить о них, наших клиентах, поставщиках и других третьих лицах, и о том, что мы делаем с этой информацией;

2.  установление правил защиты данных и правовых условий, которые должны соблюдаться при сборе, получении, обработке, обработке, передаче и хранении персональных данных, а также обеспечение понимания персоналом наших правил и правовых стандартов; и

3.  разъяснение ответственности и обязанностей персонала в отношении защиты данных и безопасности данных.

​

Д.  Это только заявление о политике и не является частью вашего трудового договора. Мы можем изменить эту политику в любое время по своему усмотрению.

​

Э.  Для целей настоящей политики:

1.  Данные о судимости означают информацию об уголовных судимостях и преступлениях лица, а также информацию, касающуюся уголовных обвинений и судебных разбирательств.

2.  Законы о защите данных означают все применимые законы, касающиеся обработки Персональных данных, в том числе, на период, в течение которого они действуют, Общий регламент Великобритании по защите данных.

3.  Субъект данных означает физическое лицо, к которому относятся персональные данные.

4.  Персональные данные означают любую информацию, относящуюся к физическому лицу, которое может быть идентифицировано по этой информации.

5.  Обработка означает любое использование данных, включая их сбор, хранение, изменение, раскрытие или уничтожение.

6.  К специальным категориям персональных данных относятся сведения о расовой или этнической принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, членстве в профсоюзах, состоянии здоровья, половой жизни или сексуальной ориентации, а также биометрические данные.

Принципы защиты данных

1.   Сотрудники, чья работа связана с использованием персональных данных, относящихся к персоналу или другим лицам, должны соблюдать эту политику и следующие принципы защиты данных, которые требуют, чтобы личная информация:

а.  обрабатываются законно, справедливо и прозрачно. У нас всегда должно быть законное основание для обработки персональных данных, как указано в законах о защите данных. Персональные данные могут обрабатываться по мере необходимости для выполнения договора с субъектом данных, для соблюдения юридического обязательства, которым является контролер данных, или для законных интересов контролера данных или стороны, которой раскрываются данные. Субъекту данных необходимо сообщить, кто контролирует информацию (нас), цели, для которых мы обрабатываем информацию, и кому она может быть раскрыта.

б.  собираются только для определенных, явных и законных целей. Персональные данные не должны собираться для одной цели, а затем использоваться для другой. Если мы хотим изменить способ использования персональных данных, мы должны сначала сообщить об этом субъекту данных.

в.  обрабатываться только там, где это адекватно, актуально и ограничено тем, что необходимо для целей обработки. Мы будем собирать персональные данные только в объеме, необходимом для конкретной цели, о которой было сообщено субъекту данных.

д.  точна, и Работодатель принимает все разумные меры для обеспечения того, чтобы неточная информация была незамедлительно исправлена или удалена. Проверка персональных данных будет производиться при их сборе, после чего необходимо проводить регулярные проверки. Мы приложим разумные усилия для исправления или удаления неточной информации.

е.  хранятся только в течение периода, необходимого для обработки. Информация не будет храниться дольше, чем это необходимо, и мы предпримем все разумные меры для удаления информации, когда она нам больше не понадобится. Чтобы узнать, как долго следует хранить конкретную информацию, обратитесь к сотруднику по защите данных или запросите копию нашей политики хранения данных.

ф.  безопасности, и работодатель принимает соответствующие меры для обеспечения этого.

Кто отвечает за защиту данных и безопасность данных?

2.   Поддержание надлежащих стандартов защиты данных и безопасности данных — это общая задача, которую мы с вами разделяем. Настоящая политика и правила, содержащиеся в ней, применяются ко всем сотрудникам Работодателя, независимо от старшинства, срока пребывания в должности и рабочего времени, включая всех сотрудников, директоров и должностных лиц, консультантов и подрядчиков, временных или агентских сотрудников, стажеров, надомников и сотрудников с фиксированным сроком. и любые волонтеры (персонал).

3.   Вопросы об этой политике или запросы на дополнительную информацию следует направлять сотруднику по защите данных.

4.   Все сотрудники несут личную ответственность за обеспечение соблюдения этой политики, за обработку всех персональных данных в соответствии с изложенными здесь принципами и за обеспечение принятия мер для защиты безопасности данных. Руководители несут особую ответственность за то, чтобы подавать пример, а также контролировать и обеспечивать соблюдение требований. Сотрудник по защите данных должен быть уведомлен о несоблюдении этой политики или подозрениях в несоблюдении этой политики в кратчайшие возможные сроки.

5.   Любое нарушение этой политики будет рассматриваться серьезно и может привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения. Серьезные или преднамеренные нарушения, такие как доступ к личным данным сотрудников или клиентов без разрешения или законных оснований для этого, могут представлять собой грубые нарушения и могут привести к увольнению без предварительного уведомления.

Какие личные данные и действия подпадают под действие этой политики?

6.   Эта политика распространяется на персональные данные:

а.  которая относится к естественному живому человеку, которого можно идентифицировать либо по этой информации отдельно, либо путем ее прочтения вместе с другой информацией, которой мы располагаем;

б.  хранится в электронном виде или на бумаге в файловой системе;

в.  в виде изложения мнений, а также фактов;

д.  которые относятся к персоналу (настоящему, прошлому или будущему) или к любому другому лицу, персональные данные которого мы обрабатываем или контролируем;

е.  которые мы получаем, предоставлены нам, которые мы держим или храним, систематизируем, раскрываем или передаем, исправляем, извлекаем, используем, обрабатываем, обрабатываем, транспортируем или уничтожаем.

7.   На эти персональные данные распространяются правовые гарантии, изложенные в законах о защите данных.

Какие персональные данные о персонале мы обрабатываем?

8.   Мы собираем персональные данные о вас, которые:

а.  вы предоставляете или мы собираем до или во время вашего трудоустройства или взаимодействия с нами;

б.  предоставляется третьими сторонами, например, рекомендации или информация от поставщиков или другой стороны, с которой мы ведем бизнес; или

в.  находится в общественном достоянии.

9.   Типы персональных данных, которые мы можем собирать, хранить и использовать о вас, включают записи, касающиеся ваших:

а.  домашний адрес, контактные данные и контактные данные ближайших родственников;

б.  подбор персонала (включая форму заявки или биографические данные, полученные рекомендации и сведения о вашей квалификации);

в.  платежные ведомости, номер национального страхования и сведения о налогах и любых пособиях по трудоустройству, таких как пенсия и медицинское страхование (включая сведения о любых предъявленных требованиях);

д.  использование телефона, электронной почты, Интернета, факса или программы обмена мгновенными сообщениями;

е.  сведения о социальных сетях;

ф.  производительность и любые дисциплинарные вопросы, жалобы, жалобы или проблемы, в которые вы вовлечены.

Конфиденциальные личные данные

10.      Время от времени нам может потребоваться обрабатывать конфиденциальную личную информацию (иногда называемую «специальными категориями персональных данных»).

11.      Мы будем обрабатывать конфиденциальную личную информацию только в том случае, если:

а.  у нас есть для этого законное основание, например, это необходимо для выполнения трудового договора; и

б.  применяется одно из следующих особых условий обработки персональных данных:

я.  субъект данных дал явное согласие.

II.  обработка необходима для целей осуществления трудовых прав или обязанностей Компании или субъекта данных.

III.  обработка необходима для защиты жизненно важных интересов субъекта данных, и субъект данных физически не способен дать согласие.

IV.  обработка относится к персональным данным, которые явно обнародованы субъектом данных.

в.  обработка необходима для установления, осуществления или защиты или юридических требований; или

ви.  обработка необходима по причинам, представляющим значительный общественный интерес.

12.      Перед обработкой любой конфиденциальной личной информации Персонал должен уведомить сотрудника по защите данных о предлагаемой обработке, чтобы сотрудник по защите данных мог оценить, соответствует ли обработка указанным выше критериям.

13.      Конфиденциальная личная информация не будет обрабатываться до тех пор, пока не будет проведена вышеуказанная оценка и лицо не будет должным образом проинформировано о характере обработки, целях, для которых она осуществляется, и правовых основаниях для нее.

14.      В нашем уведомлении о конфиденциальности указывается тип конфиденциальной личной информации, которую мы обрабатываем, для чего она используется и законная основа для обработки.

Информация о судимости

15.      Информация о судимости будет обрабатываться в соответствии с нашей Политикой информации о судимости.

Как мы используем ваши персональные данные

16.      Мы расскажем вам о причинах обработки ваших персональных данных, о том, как мы используем такую информацию, и о правовых основаниях для обработки в нашем уведомлении о конфиденциальности. Мы не будем обрабатывать личную информацию сотрудников по какой-либо другой причине.

17.      Как правило, мы будем использовать информацию для ведения нашего бизнеса, управления вашей работой или обязательствами, а также для решения любых проблем или проблем, которые могут у вас возникнуть, включая, помимо прочего:

а.  Списки адресов сотрудников: для составления и распространения списков домашних адресов и контактных данных, для связи с вами в нерабочее время.

б.  Записи о болезни: для ведения записей о вашем отсутствии по болезни и копий любых медицинских справок или других документов, предоставленных нам в связи с вашим здоровьем, для информирования ваших коллег и других лиц о том, что вы отсутствуете по болезни, если это разумно необходимо для управления вашим отсутствием, иметь дело с неприемлемо высоким или подозрительным отсутствием по болезни, информировать рецензентов в целях оценки об уровне вашего отсутствия по болезни, публиковать агрегированные внутри компании анонимные сведения об уровнях отсутствия по болезни.

в.  Мониторинг ИТ-систем: для мониторинга использования вами электронной почты, Интернета, телефона и факса, компьютера или других средств связи или ИТ-ресурсов.

д.  Дисциплинарные, жалобные или юридические вопросы: в связи с любыми дисциплинарными, жалобными, юридическими, нормативными или нормативно-правовыми вопросами или разбирательствами, которые могут касаться вас.

е.  Обзоры производительности: для проведения обзоров производительности.

ф.  Мониторинг равных возможностей: проводить мониторинг в целях обеспечения равных возможностей и публиковать анонимную сводную информацию о распределении рабочей силы Работодателя.

г.  Мы также можем использовать ваши персональные данные для .

Точность и актуальность

18.      Мы будем:

а.  гарантировать, что любые обрабатываемые персональные данные являются актуальными, точными, адекватными, актуальными и не чрезмерными, учитывая цель, для которой они были собраны.

б.  не обрабатывать персональные данные, полученные для одной цели, для любой другой цели, если вы не согласны с этим или разумно ожидаете этого.

19.      Если вы считаете, что какая-либо информация о вас является неточной или устаревшей, вы должны сообщить об этом сотруднику по защите данных. Если они согласны с тем, что информация неверна или устарела, то они оперативно исправят ее. Если они не согласны с исправлением, то примут к сведению ваши комментарии.

Хранение и хранение

20.      Персональные данные (и конфиденциальная личная информация) будут надежно храниться в соответствии с нашей Политикой информационной безопасности.  

21.      Сроки, в течение которых мы храним персональные данные, указаны в наших уведомлениях о конфиденциальности.

Индивидуальные права

22.      У вас есть следующие права в отношении ваших личных данных.

23.      Запросы на предметный доступ:

а.  Вы имеете право сделать запрос на предметный доступ. Если вы сделаете запрос на предметный доступ, мы сообщим вам:

я.  обрабатываются ли ваши персональные данные, и если да, то почему, категории соответствующих персональных данных и источник данных, если они получены не от вас;

II.  кому ваши личные данные раскрываются или могут быть раскрыты, в том числе получателям за пределами Великобритании или Европейской экономической зоны (ЕЭЗ), и меры предосторожности, применимые к такой передаче;

III.  как долго хранятся ваши личные данные (или как определяется этот период);

IV.  ваши права на исправление или удаление данных, а также на ограничение или возражение против обработки;

в.  ваше право на подачу жалобы Уполномоченному по информации, если вы считаете, что мы не соблюдали ваши права на защиту данных; и

ви.  выполняем ли мы автоматизированное принятие решений и логику, связанную с любым таким принятием решений.

б.  Мы предоставим вам копию обрабатываемых персональных данных. Обычно это будет в электронной форме, если вы сделали запрос в электронном виде, если вы не договорились об ином.

в.  Чтобы сделать запрос на предметный доступ, свяжитесь с нами по адресу support.Wix.com.

д.  Возможно, нам потребуется запросить удостоверение личности, прежде чем ваш запрос будет обработан. Мы сообщим вам, если нам потребуется подтвердить вашу личность и документы, которые нам потребуются.

е.  Обычно мы отвечаем на ваш запрос в течение 28 дней с даты его получения. В некоторых случаях, например, когда обрабатывается большой объем персональных данных, мы можем ответить в течение 3 месяцев с даты получения вашего запроса. В этом случае мы напишем вам в течение 28 дней с момента получения первоначального запроса.

ф.  Если ваш запрос является явно необоснованным или чрезмерным, мы не обязаны его выполнять.

24.      Другие права:

а.  У вас есть ряд других прав в отношении ваших личных данных. Вы можете потребовать от нас:

я.  исправить неверные данные;

II.  прекратить обработку или удалить данные, которые больше не нужны для целей обработки;

III.  прекратить обработку или удалить данные, если ваши интересы важнее наших законных оснований для обработки данных (когда мы полагаемся на наши законные интересы в качестве причины для обработки данных);

IV.  прекратить обработку данных на период, если данные неточны или если есть спор о том, имеют ли ваши интересы приоритет перед законными основаниями Работодателя для обработки данных.

б.  Чтобы запросить выполнение любого из этих шагов, отправьте запрос на support.Wix.com.

Безопасность данных

25.      Мы будем использовать соответствующие технические и организационные меры для обеспечения безопасности персональных данных и, в частности, для защиты от несанкционированной или незаконной обработки, а также от случайной потери, уничтожения или повреждения.

26.      Поддержание безопасности данных означает обеспечение того, чтобы:

а.  доступ к ней имеют только лица, уполномоченные на использование информации;

б.  по возможности персональные данные псевдонимизированы или зашифрованы;

в.  информация является точной и пригодной для целей, для которых она обрабатывается; и

д.  уполномоченные лица могут получить доступ к информации, если она им нужна для разрешенных целей.

27.      По закону мы должны использовать процедуры и технологии для защиты личной информации в течение всего периода, когда мы ее храним или контролируем, от получения до уничтожения информации.

28.      Личная информация не должна передаваться какому-либо лицу для обработки (например, при оказании услуг для нас от нашего имени), за исключением случаев, когда это лицо либо согласилось соблюдать наши процедуры обеспечения безопасности данных, либо мы убедились, что существуют другие адекватные меры.

29.      Процедуры безопасности включают в себя:

а.  Любой стол или шкаф, содержащие конфиденциальную информацию, должны быть заперты.

б.  Компьютеры должны быть заблокированы надежным паролем, который регулярно меняется, или выключаться, когда они остаются без присмотра, и следует соблюдать осторожность при просмотре личной информации на

монитор, чтобы убедиться, что он не виден другим.

в.  Данные, хранящиеся на компакт-дисках или картах памяти, должны быть зашифрованы или защищены паролем и надежно заблокированы, когда они не используются.

д.  Сотрудник по защите данных должен одобрить любое облако, используемое для хранения данных.

е.  Данные никогда не следует сохранять непосредственно на мобильные устройства, такие как ноутбуки, планшеты или смартфоны.

ф.  Все серверы, содержащие конфиденциальные личные данные, должны быть одобрены и защищены защитным программным обеспечением.

г.  Серверы, содержащие личные данные, должны храниться в безопасном месте, вдали от общих офисных помещений.

час  Данные должны регулярно резервироваться в соответствии с процедурой резервного копирования Работодателя.

30.      Меры предосторожности при использовании телефона. Персонал, занимающийся телефонными запросами, должен проявлять особую осторожность, чтобы избежать ненадлежащего раскрытия информации. Особенно:

а.  личность любого звонящего по телефону должна быть проверена до раскрытия какой-либо личной информации;

б.  если личность звонящего не может быть удовлетворительно подтверждена, его следует попросить изложить свой запрос в письменной форме;

в.  не позволяйте звонящим вынуждать вас раскрывать информацию. В случае возникновения каких-либо проблем или неясностей свяжитесь с сотрудником по защите данных.

31.      Методы утилизации. Копии личной информации, будь то на бумаге или на любом физическом устройстве хранения, должны быть физически уничтожены, когда они больше не нужны. Бумажные документы должны быть уничтожены, а компакт-диски, карты памяти и т. п. должны быть навсегда обезврежены.

Оценка воздействия данных

32.      Некоторая обработка, которую выполняет Работодатель, может привести к риску для конфиденциальности.

33.      Если обработка может привести к высокому риску для прав и свобод Персонала, Работодатель проведет оценку воздействия на защиту данных, чтобы определить необходимость и соразмерность обработки. Это будет включать в себя рассмотрение целей, для которых осуществляется деятельность, риски для отдельных лиц и меры, которые могут быть приняты для снижения этих рисков.

Утечки данных

34.      Если мы обнаружим, что имело место нарушение личных данных персонала, которое представляет угрозу для прав и свобод людей, мы сообщим об этом Уполномоченному по информации в течение 72 часов с момента обнаружения.

35.      Мы будем регистрировать все утечки данных независимо от их последствий в соответствии с нашей политикой реагирования на нарушения.

36.      Если нарушение может привести к высокому риску для ваших прав и свобод, мы сообщим пострадавшим лицам, что имело место нарушение, и предоставим им дополнительную информацию о его возможных последствиях и мерах по смягчению последствий.

Международная передача данных

37.      В ходе ведения нашего бизнеса нам может потребоваться передать вашу личную информацию в страну за пределами Великобритании или Европейской экономической зоны (ЕЭЗ), в том числе любой компании группы или другому лицу, с которым у нас есть деловые отношения.

38.      Ваши личные данные будут переданы в страну за пределами Великобритании или ЕЭЗ только при наличии надлежащих мер защиты. Чтобы гарантировать, что ваши личные данные получают адекватный уровень защиты, мы внедрили соответствующие процедуры с третьими сторонами, которым мы передаем ваши личные данные, чтобы гарантировать, что ваши личные данные обрабатываются этими третьими сторонами таким образом, который соответствует и который соблюдает закон о защите данных.

39.      Если вы хотите узнать больше о международной передаче ваших личных данных, вы можете связаться с сотрудником по защите данных.

Индивидуальные обязанности

40.      Сотрудники несут ответственность за помощь работодателю в поддержании актуальности их личных данных.

41.      Персонал должен сообщать работодателю, если личные данные, предоставленные работодателю, изменяются, например, если вы переезжаете или меняете свои банковские реквизиты.

42.      Вы можете иметь доступ к личным данным других сотрудников и наших клиентов в ходе вашей работы. В этом случае Работодатель полагается на сотрудников, которые помогут выполнить свои обязательства по защите данных перед персоналом и клиентами.

43.      Лица, имеющие доступ к персональным данным, обязаны:

а.  получать доступ только к персональным данным, на доступ к которым у них есть полномочия, и только в разрешенных целях;

б.  не раскрывать личные данные, кроме как лицам (будь то внутри или вне Работодателя), которые имеют соответствующие полномочия;

в.  для обеспечения безопасности личных данных (например, путем соблюдения правил доступа в помещения, доступа к компьютеру, включая защиту паролем, а также безопасного хранения и уничтожения файлов);

д.  не удалять личные данные или устройства, содержащие личные данные или которые могут быть использованы для доступа к ним, из помещений Работодателя без принятия соответствующих мер безопасности (таких как шифрование или защита паролем) для защиты данных и устройства; и

е.  не хранить личные данные на локальных дисках или на личных устройствах, которые используются в рабочих целях.

Обучение

44.      Мы проведем обучение всех лиц их обязанностям по защите данных в рамках вводного процесса и через регулярные промежутки времени после этого.

45.      Лица, чьи роли требуют регулярного доступа к персональным данным или которые несут ответственность за реализацию этой политики или ответы на запросы субъекта на доступ в соответствии с этой политикой, пройдут дополнительное обучение, которое поможет им понять свои обязанности и способы их выполнения.